Etenkin uusien yritysen kohdalla on ihan turha ampua tykillä kärpästä. Miksi ainakaan maksaa kalliista CRM-järjestelmästä ennen kuin sitä tarvitaan? Vastaavasti call centerin on turha lapioida kaikkea dataa soittojärjestelmään jos homma pyörii mainiosti ilmankin.

CRM:n järkevyyttä voi miettiä seuraavien kriteerien kautta.

• Asiakasmäärä. Jos yrityksesi koko markkina käsittää vain muutamia asiakkaita, ei järjestelmässä ole yleensä mitään järkeä. Monessa tapauksessa hyvin suunnitellussa excelissä voi pyörittää nätisti tuhanne asiakkaan tiedot.
• Kontaktoinnin tiheys. Jos asiakkaaseen ollaan yhteydessä vain muutaman kerran vuodessa, eli esimerkiksi projektimyynnissä tilanne tarkistetaan keväällä ja syksyllä, riittää excel tässäkin tapauksessa mainiosti jos asiakasmäärä on kohtuullinen.
• Muistiinpanojen laajuus. Jos dataa pitää tallentaa hurja määrä, käy tallentaminen excelissä mahdottomaksi. Samoin monimutkaiset asiakasluokittelut on helpompi tehdä kunnon järjestelmään.
• Myyntiprosessin pituus. Jos kauppa vaatii useamman kuukauden pohjustuksen ja lukuisia tapaamisia, nousee CRM taas arvoonsa. Silloin tarjoukset, sähköpostit ja speksit pysyvät paremmin hallinnassa.

Ulkoistetun myynnin tapauksessa, esimerkiksi nopeatempoisessa buukkauksessa, excel piisaa mainiosti, koska silloin päämies vastaa laajemmasta kartoituksesta ja myyntiprosessin jatkosta. Ja viimekädessä on tietysti toimeksiantajan vallassa halutaanko käyttää CRM:ää jo buukkaus/myyntivaiheessa vaiko ei.